在職場中如何避免因數(shù)字化信息引起分心

來 源：未知發(fā)表日期：2016-06-17

　　因數(shù)字化信息引起的分心也許是當(dāng)今職場特有的問題。我們整日被臺(tái)式電腦、筆記本電腦、平板電腦和智能手機(jī)上許許多多的信息和通知輪番轟炸，想集中注意力卻力不從心。要是犯了拖延癥，隨手點(diǎn)幾下就能浪費(fèi)大把時(shí)間。

　　這種持續(xù)聯(lián)網(wǎng)的文化對人們的工作和生活都產(chǎn)生了負(fù)面影響。我們?yōu)槟切┫鄬Χ暂^次要的信息和干擾浪費(fèi)了時(shí)間、精力和注意力，始終忙碌卻并未產(chǎn)生多少價(jià)值?？死５?middot;納斯(Clifford Nass)與他在斯坦福大學(xué)的同事最近研究發(fā)現(xiàn)，頻繁在不同內(nèi)容間切換的人在注意力、記憶力和任務(wù)掌控力上皆不如注意力集中一處的人。數(shù)字化分心使得人們在辦公室和家中的效率及參與度下降。由商務(wù)專業(yè)人士、科研人員和咨詢顧問組成的非營利組織“信息過載研究小組”(Information Overload Research Group)發(fā)布報(bào)告稱，美國的知識(shí)工作者浪費(fèi)了25%的時(shí)間，用于處理自己龐大且持續(xù)增長的信息流，由此造成的年均經(jīng)濟(jì)損失高達(dá)9970億美元。

　　為解決這個(gè)問題，多數(shù)人贊同要控制數(shù)字化信息過載，別讓信息控制自己。但具體該如何著手?我們就此問題請教了心理學(xué)家拉里·羅森(Larry Rosen)和技術(shù)專家亞歷山德拉·塞繆爾(Alexandra Samuel)。之前我們猜測，這兩位有著不同學(xué)科背景的專家可能會(huì)給出迥然不同的建議——結(jié)果的確如此。羅森認(rèn)為我們應(yīng)當(dāng)徹底離開信息流，投入其他更能提升精力的活動(dòng)。塞繆爾則提出，與數(shù)字化信息所造成的分心作斗爭，最佳途徑是有策略地使用數(shù)字化工具。要想應(yīng)對數(shù)字化信息引起的分心這個(gè)巨大且持續(xù)加劇的挑戰(zhàn)，你可以綜合參考他們兩位的建議。

　　戒掉數(shù)碼設(shè)備

　　38歲的馬爾科是一家手機(jī)教學(xué)應(yīng)用公司的經(jīng)理，他每天第一件事就是看手機(jī)：起床前查看并回復(fù)信息，在早餐桌上打開CNN手機(jī)應(yīng)用看新聞，甚至在開車上班路上都忍不住要看看手機(jī)。在辦公室，電子郵件和短信頻頻令他分心，使他難以完成重要任務(wù)，且無法集中注意力開會(huì)，招致同事抱怨。

　　晚上下班回家，馬爾科不與妻兒交流，而是把時(shí)間花在手機(jī)或筆記本電腦上。我在他孩子的學(xué)校做過演講后，他便向我坦承了這一切，問我能否幫他改正此種習(xí)慣。我向他保證會(huì)提供幫助，并告訴他，還有人跟他一樣。

　　過去幾年里，心理學(xué)家一直在研究近年來人類與技術(shù)間關(guān)系的巨大轉(zhuǎn)變。我們在2008年做過一項(xiàng)研究，去年又重復(fù)了一次。我們讓嬰兒潮一代(二戰(zhàn)后1946年-1964年出生的人)、X世代(1965年-1976年出生的人)和新一代(20世紀(jì)80年代出生的人)三個(gè)年齡群體的受試者，在66組同時(shí)進(jìn)行的活動(dòng)中選出他們經(jīng)常做的，例如“你是否一邊上網(wǎng)一邊發(fā)短信”、“你是否一邊發(fā)電子郵件一邊吃飯”。2008年，嬰兒潮一代回答“是”的平均比例為59%，X世代為67%，新一代為75%。2014年，比例總體升高，嬰兒潮一代為67%，X世代為70%，新一代為81%。我們在第二次實(shí)驗(yàn)中增加了i世代(20世紀(jì)90年代出生的人)，該群體回答“是”的比例高達(dá)87%，即使他們覺得某項(xiàng)活動(dòng)單獨(dú)進(jìn)行有困難，也會(huì)同時(shí)做兩件事。

　　遺憾的是，有證據(jù)顯示多任務(wù)同時(shí)進(jìn)行的結(jié)果并不盡如人意：兩件事中至少要有一件事可以無意識(shí)進(jìn)行，才有可能同時(shí)做好。因此你大可以一邊走路一邊嚼口香糖，至于一邊查收電子郵件一邊參加電話會(huì)議、一邊刷Facebook頁面一邊工作則不可同日而語。研究人員指出，只要拿著手機(jī)，人的效率和信賴度就有所下降，在學(xué)習(xí)時(shí)受到干擾的學(xué)生學(xué)習(xí)同樣內(nèi)容所需的時(shí)間更長且壓力更大。加利福尼亞大學(xué)爾灣分校教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)的研究表明，員工工作3分鐘便會(huì)分心去做別的事(通常是發(fā)微信之類的)，而重新集中注意力回到之前的工作需花費(fèi)約20分鐘。

　　我們被數(shù)字化引起的分心弄得疲憊不堪是何緣故?一些人將數(shù)碼產(chǎn)品過度使用稱為成癮癥。但大多數(shù)人并未從該行為中獲得多少快感，而快感是成癮癥的本質(zhì)特征，所以我不同意這種說法。更準(zhǔn)確的術(shù)語是“唯恐錯(cuò)過”(fear of missing out)、掉線恐懼(fear of being offline)和無手機(jī)聯(lián)絡(luò)焦慮癥(nomophobia)，這些焦慮癥狀與強(qiáng)迫癥類似。人們不斷查看筆記本電腦、平板電腦和手機(jī)，是因?yàn)閾?dān)心自己對新信息的接收落后于別人，對短信或電子郵件回復(fù)太慢，或者給別人的社交媒體狀態(tài)評論或點(diǎn)贊太慢。

　　這樣的問題診斷有著無數(shù)研究支持。在我的實(shí)驗(yàn)室，我們發(fā)現(xiàn)許多人每15分鐘或更短時(shí)間就要查看一次手機(jī)，否則便會(huì)陷入焦慮，這一現(xiàn)象不分年齡。我的同事南希·奇弗(Nancy Cheever)讓163名學(xué)生在一間報(bào)告廳內(nèi)靜坐，不許交談、工作或使用手機(jī)，一小時(shí)后對他們的焦慮程度進(jìn)行檢測。輕度智能手機(jī)使用者的焦慮水平未發(fā)生變化，中度使用者焦慮度提升至某一水平隨即保持不變，而習(xí)慣一天到晚隨時(shí)查看手機(jī)的學(xué)生則感到焦慮度迅速飆高且持續(xù)上升。

　　如何緩解焦慮、避免分心?我向?qū)W生、家長、老師和公司領(lǐng)導(dǎo)者推薦三種有助于離開數(shù)碼設(shè)備重新集中注意力的策略。

　　第一，用行為準(zhǔn)則約束自己，戒斷數(shù)碼設(shè)備。先把所有電子通信設(shè)備查看一遍，然后全部關(guān)閉，手機(jī)調(diào)至靜音。設(shè)置一個(gè)15分鐘后提醒的鬧鐘，鬧鐘響起時(shí)用一分鐘查看電子設(shè)備。重復(fù)這一過程讓自己適應(yīng)，逐漸將戒斷時(shí)間延長至一小時(shí)或數(shù)小時(shí)。

　　第二種策略是受納塔涅爾·克萊特曼(Nathaniel Kleitman)啟發(fā)?？巳R特曼的研究表明，大腦運(yùn)轉(zhuǎn)在睡眠和清醒時(shí)都遵循著90分鐘的作息節(jié)律。你應(yīng)當(dāng)在每一個(gè)半小時(shí)工作后安排一段休息時(shí)間，使用電子設(shè)備同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)時(shí)更應(yīng)如此，因?yàn)槎嗳蝿?wù)并行會(huì)讓大腦過勞。在大自然中休息10分鐘便足以起到鎮(zhèn)靜作用，此外還可以選擇聽音樂、欣賞美術(shù)作品、鍛煉或冥想做為休息方式。

　　最后一種方法，別把電子設(shè)備放在臥室。美國國家睡眠基金會(huì)(NSF)和梅奧診所(Mayo Clinic)指出，使用會(huì)發(fā)出藍(lán)光的LED設(shè)備有害于睡眠，而睡眠有助于消除大腦中的無用信息和日間神經(jīng)元活動(dòng)產(chǎn)生的毒素，對你白天學(xué)習(xí)的內(nèi)容起到至關(guān)重要的強(qiáng)化作用。NSF建議睡前一小時(shí)停止查看數(shù)字化信息，梅奧診所則建議夜間使用電子設(shè)備時(shí)調(diào)低屏幕亮度，與屏幕保持35厘米的距離，臨睡前把電子設(shè)備放到房間外去。這樣做的目的是為了使激活大腦的神經(jīng)遞質(zhì)停止分泌，促進(jìn)可助你入眠的褪黑素產(chǎn)生。

　　我勸馬爾科定期“斷開連接”，并在使用數(shù)碼設(shè)備時(shí)適度休息。他開始去辦公室外散步，晚上把手機(jī)放在廚房抽屜里。不到一個(gè)月，他便能堅(jiān)持半小時(shí)不查看電子設(shè)備，心情更好，精力更充沛，注意力和工作效率也有所提升。

　　使用電子設(shè)備是為了緩解焦慮，然而過度使用卻讓我們更加焦慮。為打破這種惡性循環(huán)，我們必須限制自己對電子設(shè)備的使用，唯其如此方可集中注意力。

　　善用工具提升效率

　　信息技術(shù)以多種途徑強(qiáng)行占用了我們的時(shí)間，而我們卻忘了使用數(shù)字化工具原本是為了讓生活更輕松。倘若使用得當(dāng)，生活的確會(huì)更輕松。筆者從事信息技術(shù)運(yùn)用研究20年，發(fā)現(xiàn)以毒攻毒之法非但可行，且勢在必行。

　　當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，“關(guān)機(jī)”一途并不可行。諸多工作、溝通和社交活動(dòng)皆通過電子設(shè)備進(jìn)行，少有人能承擔(dān)在工作日長時(shí)間離線的結(jié)果，甚或連晚上和周末也不例外。塔塔通信(TataCommunications)最近一次調(diào)查顯示，在美國、歐洲和亞洲，人們每天花在網(wǎng)絡(luò)上的平均時(shí)間超過5小時(shí)，64%的人在無法聯(lián)網(wǎng)時(shí)感到焦慮。

　　品牌及市場營銷機(jī)構(gòu)Element Three創(chuàng)始人兼總裁蒂芙妮·紹德(Tiffany Sauder)知道“始終保持在線”這個(gè)要求對于正在發(fā)展的公司的高管而言是何等挑戰(zhàn)。自2011年大獲成功、簽下一位大客戶后，她便做好準(zhǔn)備要為公司和自己打造更高的公眾認(rèn)同度。她知道自己需要開始用推特，但打造社交媒體形象對一個(gè)已然被各種信息淹沒的人來講不啻于又一件苦差。“電子郵件簡直是噩夢，”她說，“感覺就像我在為收件箱工作，不是為我自己工作。”

　　蒂芙妮的問題不在于信息技術(shù)，而在于她的使用方法。她與筆者見過的許多高管一樣，不會(huì)自行尋找專為提高在線交流專注度和效率而設(shè)計(jì)的工具。

　　第一步，你要摒除“保持跟進(jìn)”迷思——“保持跟進(jìn)”意即你可以處理所有電子郵件、閱讀媒體上所有的重要信息，在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布有見地的內(nèi)容，并且從不出錯(cuò)。千萬別這么想。你的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是將自己接收的信息分類并設(shè)限，精簡閱讀，只對重要信息進(jìn)行回應(yīng)和分享。

　　舉個(gè)例子，電子郵件幾乎都不需要立即予以注意，而一些行業(yè)新聞與你的工作全不相干。為收件箱設(shè)限可能有些困難，尋求筆者建議的多數(shù)人都十分擔(dān)心會(huì)錯(cuò)過一些東西。但他們著手過濾掉垃圾信息后便發(fā)現(xiàn)，自己能夠更高效地與客戶和同事交流、跟進(jìn)行業(yè)動(dòng)態(tài)、樹立社交形象，而這一切所需的時(shí)間投入并不多。

　　電子郵件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱總是塞滿郵件，或者你忙于回復(fù)郵件而無暇完成其他工作，那么借助工具自動(dòng)完成一部分整理郵件的工作將大有裨益。Outlook、Gmail及其他許多主流電郵工具都可以設(shè)置郵件過濾條件，確保只有最必要的郵件能寄達(dá)收件箱。你可以設(shè)置將不太緊急的郵件自動(dòng)歸檔至其他文件夾，以待稍后查看。

　　無須立即查看的電子郵件包括新聞、購物收據(jù)、公司內(nèi)部通知、社交媒體通知、抄送的郵件乃至已在日歷上有標(biāo)記、不必從郵件中查看的會(huì)議邀請。記住，這些信息并未消失，而是存放在其他文件夾里待你方便時(shí)查看。每天或每周安排一個(gè)小時(shí)瀏覽這些郵件，頻率依其具體內(nèi)容而定。

　　過濾電子郵件會(huì)為你對收件箱的郵件進(jìn)行分類查閱提供便利。如果擔(dān)心會(huì)有重要信息被誤判為垃圾郵件，你可以定期瀏覽所有郵件(在Gmail中選擇“所有郵件”，或在上方搜索欄中鍵入字母“a”以顯示全部郵件)。

　　至于新聞，自動(dòng)化也能提供同樣的便利。多數(shù)人廣泛關(guān)注各種內(nèi)容產(chǎn)出方、意見領(lǐng)袖和話題，但如果你在網(wǎng)絡(luò)上亂逛、瀏覽許多不必讀的社交媒體狀態(tài)或文章，那就是浪費(fèi)時(shí)間。你可以利用新聞閱讀應(yīng)用如feedly(筆者強(qiáng)烈推薦這款應(yīng)用，在電腦和移動(dòng)設(shè)備上都可使用)、Flipboard或Reeder收集與自己相關(guān)度最高的內(nèi)容。

　　你可以關(guān)注或訂閱最感興趣的新聞源、博客和話題討論，通過新聞應(yīng)用一次性獲取所需內(nèi)容，然后每天或每星期留出一段時(shí)間專門閱讀。

　　倘若你十分清楚自己碰到的文章類型，此法會(huì)令你受益頗多。舉例來說，要設(shè)置自定義文章訂閱源，先找個(gè)搜索引擎試試不同的關(guān)鍵詞、標(biāo)簽和符號(hào)組合，比如“效率和 #自動(dòng)化”這樣的組合，再把搜索結(jié)果放進(jìn)一個(gè)或多個(gè)RSS(意為“真正簡易聚合”)訂閱中。不是所有搜索引擎都提供RSS訂閱服務(wù)，而且一些搜索引擎的RSS有點(diǎn)兒難找，但你只要把自己創(chuàng)建的訂閱源地址粘貼到新聞閱讀應(yīng)用里就可以了。

　　記住，你不可能也沒有必要讀完所有東西。你要找的是自己領(lǐng)域內(nèi)的重大事件和洞見，外加一點(diǎn)能讓你就新事物思考一下的特殊內(nèi)容，以及一些可供分享的獨(dú)特東西。

　　那么你自己的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)出呢?點(diǎn)贊、收藏和發(fā)推特可以幫助你在業(yè)內(nèi)建立信譽(yù)、發(fā)展新的關(guān)系，但打造和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)形象須耗費(fèi)大量時(shí)間。因此，筆者建議忙碌的高管將此項(xiàng)工作部分移交自動(dòng)化處理。

　　一個(gè)簡單的辦法是借助你設(shè)置的新聞閱讀應(yīng)用。這種應(yīng)用大都提供一鍵分享到推特、領(lǐng)英和Facebook的功能。此外，Hootsuite、Buffer或Social Inbox等工具可向多個(gè)社交媒體推送信息，并可提前設(shè)置發(fā)送時(shí)間，更為便捷高效。將這樣一個(gè)系統(tǒng)設(shè)置好，你就能在不到一小時(shí)的時(shí)間里創(chuàng)建足夠更新一周的內(nèi)容。

　　只要在瀏覽新聞閱讀軟件時(shí)將有價(jià)值的內(nèi)容加入推送列表，必要時(shí)添加評論。如此在閱讀時(shí)稍加動(dòng)作，便可在社交媒體上維持你的存在感，即使無暇搜尋可供分享的最新鏈接亦無傷大雅。

　　如今蒂芙妮正坐擁自動(dòng)化帶來的若干益處。她用Gmail過濾功能將市場營銷相關(guān)新聞、社交媒體通知與必讀重要郵件分開，白天查看電子郵箱時(shí)便能集中注意力處理重要事務(wù)。她每周設(shè)置了幾個(gè)時(shí)間段留意行業(yè)動(dòng)向，用Social Inbox發(fā)布與自己讀到的行業(yè)新聞內(nèi)容相關(guān)的信息。她不再為收件箱工作，并且重新獲得了晚上的閑暇時(shí)光，而公司業(yè)績也節(jié)節(jié)攀升。

　　自動(dòng)化無法消除數(shù)字化引起的分心，但可助你一臂之力。電子郵件過濾器、新聞閱讀應(yīng)用、定時(shí)內(nèi)容發(fā)布工具以及其他工具，能夠?qū)帄Z你注意力的內(nèi)容進(jìn)行整合精簡，為你減輕負(fù)擔(dān)，讓你無論工作還是生活，無論在線與否，都能更好地投入重要任務(wù)。